به گزارش خبرگزاری تسنیم از همدان، شورای تحول اداری در هر استان باید یکی از مهمترین نهادهای تصمیمساز برای اصلاح ساختار حکمرانی، ارتقای بهرهوری دستگاههای اجرایی، کاهش بروکراسی، بهبود کیفیت خدمات عمومی و افزایش پاسخگویی مدیران باشد، شورایی که فلسفه وجودی آن نه صرفاً بررسی گزارشها و مرور آمارها، بلکه ایجاد تغییر قابل اندازهگیری در نظام اداری است.
بر مبنای اصول حاکم بر مدیریت عمومی، هر نهاد تصمیمگیر زمانی مشروعیت عملکردی خود را حفظ میکند که میان «اختیار»، «مسئولیت» و «نتیجه قابل سنجش» تناسب برقرار باشد. به بیان دیگر، تشکیل جلسه و طرح موضوع، به خودی خود نمیتواند مصداق تحول تلقی شود؛ بلکه معیار ارزیابی یک شورای سیاستگذار، میزان اثربخشی تصمیمات، قابلیت اجرای مصوبات و آثار ملموس آن در بهبود عملکرد دستگاههاست
اما آنچه از آخرین جلسه شورای تحول اداری استان همدان مشاهده شد، فاصلهای معنادار میان مأموریت ذاتی این شورا و عملکرد واقعی آن ایجاد کرده است. جلسهای با حضور استاندار به عنوان رئیس، رئیس سازمان مدیریت و برنامهریزی به عنوان دبیر، معاونان استاندار، مدیران دستگاههای اجرایی و چهرههای اصلی مدیریت استان که نزدیک به سه ساعت به طول انجامید، اما در پایان، دستاوردی که بتوان آن را نشانهای از یک تصمیم تحولآفرین دانست، به چشم نیامد.
شورایی که باید محل طراحی راهکارهای نو برای اصلاح نظام اداری باشد، در عمل به مرور گزارشها، بررسی آمارها و گفتوگوهای طولانی درباره موضوعاتی تبدیل شده که خروجی عملیاتی مشخصی ندارند. این همان نقطهای است که ضرورت بازنگری در شیوه برگزاری و مدیریت چنین جلساتی را برجسته میکند.
شورایی برای تحول یا تکرار جلسات اداری؟
سه دستور کار اصلی این جلسه شامل تعیین فرآیند انتخاب مدیران برتر جشنواره شهید رجایی و شاخصهای ارزیابی آنان، بررسی آخرین وضعیت سامانه فواد (فوریتهای اداری) برای رصد تخلفات و شکایات از دستگاههای اجرایی و موضوعات مرتبط با تحول اداری بود.
دو دستور کار نخست بررسی شد و موضوع سوم به جلسه آینده موکول شد، موضوعی که این پرسش را ایجاد میکند که آیا سازوکار فعلی جلسات، توان تبدیل مسائل اداری به تصمیمات اجرایی را دارد یا خیر؟
ماهیت چنین شورایی ایجاب میکند که هر جلسه آن با چند تصمیم روشن، چند اقدام مشخص و چند شاخص قابل سنجش به پایان برسد به گونهای که دستگاهها بدانند چه وظیفهای دارند، چه زمانی باید گزارش عملکرد ارائه کنند و نتیجه اقدامات چگونه ارزیابی خواهد شد.
در غیر این صورت، این جلسات به جای آنکه «تحول» ایجاد کنند، صرفاً چرخهای از جلسات اداری را بازتولید میکنند که خروجی آنها بیشتر در بایگانیها باقی میماند تا در کیفیت خدمات عمومی دیده شود.
آمارهایی که به جای حل مسئله، خود تبدیل به مسئله شدند
یکی از بخشهای قابل تأمل جلسه، بررسی وضعیت سامانه فواد و گزارشهای مربوط به تخلفات و شکایات اداری بود. سامانهای که قرار است ابزاری برای افزایش شفافیت، نظارت بر عملکرد مدیران و شناسایی نقاط ضعف دستگاههای اجرایی باشد، در ارائه آمارهای خود با ابهامهایی مواجه شد.
واکنش استاندار نسبت به فاصله میان آمارهای ارائهشده در سامانه و مستندات موجود، نشان داد که حتی ابزارهای نظارتی نیز پیش از آنکه بتوانند نقش اصلاحی ایفا کنند، نیازمند اصلاح و اعتبارسنجی هستند.
وقتی دادههای مدیریتی دقیق نباشند، تصمیمگیری نیز نمیتواند مبتنی بر واقعیت باشد. نظام اداری بدون داده معتبر، مانند مدیریتی است که با چراغ خاموش حرکت میکند؛ ممکن است تصمیم بگیرد، اما تضمینی برای درست بودن مسیر وجود ندارد.
سامانههای نظارتی زمانی ارزشمند هستند که از مرحله ثبت اطلاعات عبور کرده و به ابزار تحلیل، پیشگیری و اصلاح تبدیل شوند. صرف اعلام تعداد شکایتها یا تخلفات، بدون تحلیل ریشهای، شناسایی دستگاههای پرمسئله و ارائه راهکار اصلاحی، نمیتواند تحول ایجاد کند.
استاندار همدان در این جلسه با گرامیداشت یاد شهیدان و تبریک هفته خبرنگار، رسانهها را بازوی اصلی امیدآفرینی و اعتمادسازی در جامعه دانست و اظهار کرد: دشمنان پس از شکست در جنگهای نظامی، امروز بر تزریق ناامیدی و بیاعتمادی متمرکز شدهاند؛ در این میان، وظیفه خبرنگاران سنگین است و باید تلاش کنند تا خدمات نظام به مردم بهدرستی انعکاس یابد
حمید ملانوری شمسی با قدردانی ازحمات جامعه رسانهای استان، خواستار همراهی مدیران اجرایی با خبرنگاران برای گسترش امید و اعتماد عمومی شد.
استاندار همدان همچنین به ظرفیتهای موجود در نظام اداری اشاره کرد و افزود: دولت چهاردهم با گفتمان وفاق ملی و تأکید بر سیاستهای کلی نظام و برنامه هفتم، بر مردمداری، اقتصاد مقاومتی و استفاده از ظرفیتهای داخلی تأکید دارد. ما باید با چابکسازی و شفافیت در نظام اداری، خدمترسانی به مردم را تسهیل کنیم.
وی از راهاندازی قرارگاه نظارتی بازار بهعنوان نمونه تلاشهای فرابخشی برای رضایتمندی مردم نام برد و بر لزوم توجه به لبخند رضایت مردم بهعنوان معیار اصلی موفقیت تأکید کرد.
جلسهای طولانی با خروجی کوتاه
یکی از آسیبهای جدی در ساختار اداری کشور، تبدیل شدن بسیاری از جلسات مدیریتی به فرآیندی زمانبر اما کماثر است، جلساتی که انرژی مدیران را مصرف میکند، اما تصمیمهای راهبردی کمی از آن بیرون میآید.
جلسه شورای تحول اداری همدان نیز با وجود حضور مدیران ارشد استان، از همین آسیب بینصیب نماند. طولانی بودن جلسه، نبود بحثهای نوآورانه، غلبه گزارشمحوری بر تصمیممحوری و فقدان خروجیهای اجرایی مشخص، این تصور را ایجاد میکند که شورا بیشتر در حال مدیریت روندهای موجود است تا ایجاد تغییر در آنها.
تحول اداری با برگزاری جلسه اتفاق نمیافتد، تحول زمانی رخ میدهد که یک دستگاه ناکارآمد اصلاح شود، فرآیند پیچیدهای کوتاه شود، رضایت مردم افزایش پیدا کند، مدیر ناکارآمد پاسخگو شود و شاخصهای عملکردی دستگاهها ارتقا یابد.
اگر پایان هر جلسه تنها به «بررسی شد»، «ارائه گزارش شد» و «به جلسه بعد موکول شد» خلاصه شود، باید پرسید تفاوت این شورا با دهها جلسه اداری دیگر در چیست؟
شورای تحول اداری باید چه باشد؟
شورای تحول اداری باید اتاق فرمان اصلاح نظام اجرایی استان باشد؛ نه محلی برای مرور وضعیت موجود.
این شورا باید بتواند دستگاههای ناکارآمد را شناسایی و برای اصلاح آنها برنامه مشخص ارائه کند، فرآیندهای اداری پیچیده و زمانبر را حذف یا کوتاه کند، میزان رضایت مردم از خدمات دولتی را به عنوان یک شاخص اصلی ارزیابی کند، مدیران را بر اساس عملکرد واقعی، نه صرفاً گزارشهای اداری، ارزیابی کند، سامانههای نظارتی را از ابزار ثبت شکایت به ابزار پیشگیری و اصلاح تبدیل کند و در نهایت برای هر تصمیم، مسئول اجرا، زمانبندی و شاخص ارزیابی تعیین کند.
تحول یعنی تغییر قابل مشاهده تغییری که کارمند، مدیر و مهمتر از همه مردم آن را احساس کنند.
راهکارهایی برای خروج شورا از وضعیت فعلی
برای بازگشت شورای تحول اداری به مأموریت اصلی خود،جلسات شورا نباید محل قرائت گزارش دستگاهها باشد. گزارشها باید پیش از جلسه ارسال و بررسی شوند و زمان جلسه صرف تصمیمگیری، حل مسئله و تعیین تکلیف شود.
هر نشست باید حداقل چند مصوبه اجرایی با مسئول مشخص و زمانبندی روشن داشته باشد. جلسهای که خروجی قابل اندازهگیری ندارد، عملاً اثرگذاری خود را از دست میدهد.سامانههایی مانند فواد باید پیش از ارائه در سطح مدیریتی، اعتبارسنجی شوند. تصمیمهای کلان نباید بر پایه دادههای ناقص یا غیرقابل تطبیق اتخاذ شود.
حضور مدیران با نگاه حل مسئله، نه صرفاً حضور سازمانی
حضور مدیران ارشد در این شورا زمانی ارزشمند است که به تصمیم، تعهد و اقدام منجر شود نه اینکه صرفاً فهرست حاضران یک جلسه تکمیل شود، شفافیت میتواند شورا را از یک ساختار درونسازمانی به نهادی پاسخگو تبدیل کند. مردم باید بدانند این شورا چه مشکلاتی را حل کرده و چه تغییراتی ایجاد کرده است.
تحول اداری با تغییر در روش اداره جلسات آغاز میشود
به گزارش تسنیم، شورای تحول اداری همدان با توجه به جایگاه اعضا و سطح مدیریتی حاضر در آن، ظرفیت تبدیل شدن به یکی از اثرگذارترین نهادهای اصلاحی استان را دارد؛ اما این ظرفیت زمانی بالفعل میشود که شورا از قالب سنتی جلسات اداری فاصله بگیرد.
تحول اداری نیازمند تصمیمهای شجاعانه، دادههای دقیق، ارزیابی مستمر و خروجیهای ملموس است. اگر این شورا نتواند از مرحله بررسی و گزارش عبور کند و به مرحله اقدام و اصلاح برسد، خطر آن وجود دارد که خود به بخشی از همان ساختار اداری تبدیل شود که قرار است آن را متحول کند.
شورایی که مأموریتش تغییر است، نباید گرفتار عادتهای تغییرناپذیر نظام اداری شود.