ایجاد تعادل و توازن بین مولفه های داخل و خارج یک مجموعه از وظایف روابط عمومیها و سخنگوی دستگاه هاست. اگر یک سازمان یا نهاد را بعنوان یک سیستم در نظر بگیریم، هر اندازه که تلاش شود این سیستم باز باشد با دنیای بیرون تبادل انرژی و اطلاعات داشته باشد، ادامه حیات آن تضمین شده است و هر چه سیستم بسته باشد آنتروپی آن افزایش یافته و سیستم زودتر به مرحله پایان خود می رسد و اگر سیستم باز باشد، آنتروپی را به بیرون محیط خود صادر کرده و امکان ادامه حیات مهیا می شود.لذا دستگاه عظیم آموزش وپرورش برای اطلاع رسانی موثر و مفید باید بصورت باز عمل کرده و امکان تبادل انرژی و اطلاعات با محیط بیرون را فراهم کند.
انتقال اطلاعات زمانی به ادامه حیات موثر دستگاه کمک می کند که هدایت شده باشد. امروز در دنیایی زندگی می کنیم که در مقابل حجم انبوه و وسیعی از اطلاعات قرار داریم که از آن تحت عنوان عصر انفجار اطلاعات نام برده می شود. اگر در چنین روزگاری تبادل اطلاعات بدون کنترل صورت گیرد می تواند انرژی و وقت ما را هدر دهد وبرای آنکه بتوانیم اطلاعات را بهینه سازی کنیم باید سیستم های هدایت اطلاعات از جمله سخنگو های با تجربه و متخصص را بکار گیریم و سعی کنیم تدابیری بیاندیشیم تا اطلاعاتی وارد سیستم شود که برای رشد و ارتقای سازمان مفید باشد و اطلاعاتی از مجموعه خارج شود که موجب ضربه زدن به مجموعه نشود لذا وجود سخنگو دستگاه اینجا نمود پیدا میکند.
اطلاعات وارد شده و یا خارج شده از مجموعه توسط سخنگو باید در توسعه افکار عمومی، خوشبینی و توجه افکار جامعه به آموزش وپرورش نقش موثر داشته باشد، بنابراین نیازمند سیستم هدایتی در امر اطلاع رسانی آموزش وپرورش هستیم تا اطلاعات به درستی منتقل شود.«نیروی انسانی»، «توسعه سازمانی و تشکیلاتی» و «روش ها و فن آوری» از مهمترین منابع اطلاع رسانی هستند که توسط سخنگوی دستگاه هماهنگ شده و از چالش ها و پیامدهای بعدی جلوگیری می کنند.
اکنون دیگر برخورد خوب و مناسب مدیر دستگاه ویا مدیر روابط عمومی، به تنهایی جوابگوی نیاز مخاطبان به اطلاعات نیست و این توانایی سخنگوی دستگاه در امر اطلاع رسانی است که باعث پاسخگویی موثر وعلمی او به مخاطبان می شود،سخنگویی دستگاه ها امروزه به علم و هنر افراد در این زمینه تبدیل شده است که هر کسی نمی تواند عهده دارد آن باشد و کسانی باید عهده دار این مسئولیت شوند که تخصص و تجربه کافی داشته باشند،بنابراین انتخاب فرد متخصص در این زمینه مسئله مهمی است.
ما در مقاطع مختلف به آموزش متخصصان روابط عمومی که بتواند وظایف سخنگوی دستگاه را بر عهده گیرد نیاز داریم ولی تربیت نیروی انسانی در این رابطه محدود به تهران و یکی دو استان بزرگ کشور می شود، در حالی که باید کاری کنیم تا در همه استان ها تربیت نیروی متخصص برای روبط عمومی ها که بتوانند وظیفه سخنگویی دستگاه را داشته باشند انجام شود.
امروزه در امر اطلاع رسانی و روابط عمومی ها فراتر از چارت و ساختار سازمانی باید افراد و روش ها نقش ایفا کنند. نباید کاری کنیم تا خلاقیت و پویایی افراد در چارت های سازمانی زندانی شود و باید اجازه پیشرفت و بروز خلاقیت بدهیم ودنیای امروز به سمت نرم افزاری شدن می رود و باید در تمام عرصه های نقش نرم افزار را جدی گرفت.
اثرات وجودسخنگو در دستگاه عظیم آموزش وپرورش
1 - تقویت ارتباط دو سویه وتلفیقی و ایجاد اعتماد به نفس در دستگاه
2 – ایجاد انگیزه ودرک متقابل
3 – ایجاد رضایت خاطر در مخاطبان ومجریان دستگاه
4 – احساس مفید بودن عملیات اطلاع رسانی
5 – تقویت رشد اجتماعی، روحی، روانی و عاطفی مجریان و مخاطبان دستگاه
6 – تأمین بخشی از نیازهای اساسی دستگاه
7 – انتقال صریح پیام به مخاطبان
8- پاسخگویی موثر و بموقع به مخاطبان
9- هماهنگی در امر اطلاع رسانی و پرهیز از پراکندگی اطلاع رسانی
10- مکانیزه شدن امر اطلاع رسانی
همه ما این واقعیت را می پذیریم که هیچ دستگاه ویا سازمانی وجود ندارد که از بحران در امان باشد بحران می تواند بطور غیر منتظره در هر زمان و هر مکان سازمان را گرفتار کند، روابط عمومی مهمترین نقش را در این شرایط بر بعهده دارد.با این حال یاد آوری این نکته لازم است که روابط عمومی به تنهایی نمی تواند بحران ها را حل کند،روابط عمومی تنها می تواند به بهترین وموثرترین نحو پیام های صحیح را در چنین موقعیت هایی انتقال دهد و به طورموثر دراعتباربخشی یک دستگاه ویا سازمان تاثیر گذار باشد.آمادگی برای مقابله با بحران با شکل گیری یک تیم اطلاع رسانی به رهبری سخنگوی دستگاه آغاز می شود و فقط فرد تعیین شده برای سخنگویی باید با رسانه ها صحبت کند.
حساسیت کار اطلاع رسانی در آموزش وپرورش به خاطروجود افراد مختلف با ایده ها و تفکرات متفاوت خیلی مشکل تر از سایر دستگاه هاست چون راضی نگه داشتن این قشر عظیم انسانی کاری بس مشکل است لذا فراهم کردن زمینه مشارکت همه جانبه فرهنگیان در مدیریت آموزش وپرورش کشور به منظور افزایش کارآیی نظام تلیم وتربیت امری انکار ناپذیراست که جز به مدد اطلاع رسانی و همت وتلاش وپشتیبانی مسئوولان و کارگزاران روابط عمومی امکان پذیر نخواهد شد.
بنابراین وجود سخنگو در دستگاه عریض و طویل آموزش وپرورش با توجه به گستره وسیعی افراد و جامعه ای که با آن سروکار دارند ضرورتی انکار ناپذیر است که می تواند نقش ارزنده ای در تعالی سازمانی آموزش وپرورش داشته باشد و از لحاظ قانونی با توجه به آیین نامه فعالیت روابط عمومی وسخنگو که از سوی دولت به دستگاه ها ابلاغ شد، مسئولان آموزش وپرورش باید هر چه سریعتر نسبت به انتخاب ومعرفی سخنگو این دستگاه اقدام نمایند تا از تعدد اطلاع رسانی و چالش های رسانه ای دراین دستگاه جلوگیری شود.
باقر امیری، کارشناس شورای عالی آموزش و پرورش
انتهای پیام/